【Web担当者】業務内容 引き継ぎの話

1人部署でのweb担当者として務めていた業務を新任者(Kさん)へ引き継ぎを行うことになりました。
私は前任者がいない中1人で行っていたということもあり、それをうまく引き継げるか不安でしたが、一緒に業務を行いながら一つ一つ引き継いで行きました。

今回はまた別の会社で引き継ぎを行う際にも参考にしたいので内容を書いておこうと思います！

基本的な業務内容の書き出し・共有

まず初めに現在行っている基本的な業務を書き出しました。印刷媒体についてや、webサイトの運営について、飲食店関連の製作業務、通販事業での業務、着手している頻度だったりを詳細にドキュメントへまとめました。

実際に書き出してみるとすごい多くて、、まぁ頻度は少ないんですけど一応私が対応する業務をある程度全部記載するようにしました。えぇ、、多いな。とKさんも、思ったことでしょう笑

数は多いですが、実際に作業する人は1人なので作業量は限られており、残業も特に強制は無いので、それぞれの納期までに業務時間内で着手し終わらせるといった感じで、作業量の多さは特に心配しないでいいよとも伝えました。
優しい会社ではあったので、私はきっと他の残業当たり前の制作会社ではやってけないでしょう笑

その辺は優しい会社だったので私はきっと他の残業当たり前の制作会社ではやってけないでしょう笑

それぞれの業務は実際に企画段階や作業依頼の時点で、一緒に参加してもらって、流れを説明し実際に作業を行ってもらいました。その作業の中で随時分からないことを聞いて私なりに丁寧に説明しました。私が行っていた作業ではありましたが詳細に説明できないこともあり、幾度自分自身でも調べながら不明点を解消していきました。

色々なサイトやシステムのログイン情報の共有

私は管理していたサイトが複数あり、実際に制作し幾度修正を行うものが3つ、制作会社が制作したもので簡単な修正を行うサイトが2つありました。それぞれのサイトへのログイン情報や編集するためのシステムへのログイン情報をまとめてKさんへ共有しました。googleドキュメントを使用しリンク共有後、幾度追加の記載をしました。

まとめた後、ドキュメントを見ながらどういった修正や更新があるのかサイトを開いて一つ一つ説明しました。

エラー等不具合の対処法を共有

以前サイト上に起こったことのある不具合を例に挙げて、解決策について共有しました。
エラーが出てwordpressサイトが開けなくなった時、当時の私はとても困惑しましたが、ネットで調べて解決できました。その解決方法を、エラー別に共有しました。

たまにあるのはプラグインの更新時のサイトエラーぐらいでしたが、他にもwordpressの大元の更新も不具合が出ることがあるので、実際に更新を一緒に行って不具合に対処しました。

これまで改善してきた点を上げ、今後の作業内容を確認

1人でやってきたもので、最初はほんとにあまり良い制作状態じゃなかったんです。前の制作状態をこう変えてきたということも共有して、Kさん自身にも今後やりやすいように形を変えてもらって、自由にやって欲しいと伝えました。

以前製作したものはHDDにまとめていて、同関連の制作依頼はそのデータを利用しても良いこと。やったことも無い事を投げられることが多い会社だったので、別の制作物も参考にして制作してきた事を伝えました。

【＋α】大切にしてもらいたい内容

私がしんどい思いをしたことが多々あったので、その際の状況を私的な話ですが共有し、そうならないように仕事は断ったり、納期を遅く提案するなど、あまりKさん本人への負担が多くならないように調整しても何も問題ないことを伝えました。

私生活もありますし、あまり負担にならない働き方をして欲しいと思っています。

まとめ

現在行っている内容、これまで行ってきた内容を詳細に書き出し共有し、詳細に説明しました。Kさんに完全に理解してもらえたかは分かりませんが、３ヶ月で業務を実際に少しずつ引き継ぎながらで、うまく業務内容を引き継げたかなと思います。

Kさん自身もとても意欲的な方で、新しいことを覚えることにもとてもスムーズで、良い方が新任者として入社してくださったなと思います。

不明点を都度聞いて、解消することが大切だなと思いました。一応負荷のかからない言い方をしながら作業内容を伝えていたけど、実際どうだったかな。

それでは今回は初めてWeb関連の引き継ぎを行なったときの備忘録でした。